وحدة الرقابة الداخلية

المدير : الدكتورة شروق الهذال

المقدمــة

ترتبط وحدة الرقابة الداخلية في الوزارة حسب الهيكل التنظيمي بمعالي الوزير وذلك بمقتضى أحكام المادة (5) من نظام التنظيم الإداري لوزارة الشؤون السياسية والبرلمانية رقم (59) لسنة 2013، وتضم ستة موظفين، وتقع عليها مسؤولية الرقابة المالية والادارية والفنية السابقة واللاحقة.

 أهداف ونطاق التدقيق والرقابة:-

اهداف التدقيق:-

• التحقق من فاعلية جميع العمليات المالية والإدارية المتبعة ومدى انسجامها مع القوانين والأنظمة والتعليمات المعمول بها.
• تقديم تقارير بشكل دوري للإدارة العليا حول نشاطات التدقيق والرقابة الفنية والرقابة بما يترتب عليه اتخاذ الاجراءات المناسبة وتوجيه نشاط الرقابة لعمليات حوكمة العمل في الوزارة.

نطاق التدقيق والرقابة:-

• التدقيق والرقابة المالية.
• التدقيق والرقابة الإدارية.
• التدقيق والرقابة الفنية .

حيث يتم ذلك في كافة المجالات المالية والقرارات الإدارية والعطاءات والمشتريات والسجلات والمستندات وكافة الاجراءات المتعلقة بعمل الوزارة.

اسلوب منهجية التدقيق والرقابة التي يتم اعتمادها:-

       تعتمد وحدة الرقابة على الاسلوبين التاليين في منهج عملها:-

• التدقيق المبني على المخاطر من خلال تقييم الإجراءات والتحقق من كفاية الضوابط الرقابية في حالات التدقيق اللاحق، واستخدام اسلوب التدقيق الشامل لإجراء الفحوص الجوهرية التفصيلية.
• الفحوص الفجائية والدورية.

ولتنفيذ عملية التدقيق قامت الوحدة بما يلي:-

• إعداد الدليل الاجرائي لوحدة الرقابة الداخلية وتمت المصادقة عليه حسب الاصول.
• إعداد خطة عمل سنوية لوحدة الرقابة الداخلية ب أقسامها (المالي والاداري والفني) لضمان جودة المخرجات والنتائج.
• تم توزيع مهام التدقيق على الوحدة ب أقسامها لغايات تنفيذ الخطة.
• اعداد التقارير والملاحظات الرقابية ومتابعتها بما يضمن صحة وسلامة اجراءات العمل في الوزارة .

بيئة الرقابة والهيكل التنظيمي:-

بيئة الرقابة:-

تتكون بيئة الرقابة الداخلية من مجموعة عوامل داخلية توفرها الوزارة تسهم في تهيئة ظروف العمل المناسبة لوحدة الرقابة الداخلية والتي تظهر مدى الوعي بأهمية الدور الرقابي.

الهيكل التنظيمي :-

• ترتبط وحدة الرقابة الداخلية بمعالي الوزير وفقاً للهيكل التنظيمي للوزارة.
• تقع وحدة الرقابة الداخلية بمستوى اداري مماثل للتقسيمات الرئيسية في الوزارة.

تتكون وحدة الرقابة الداخلية من مدير للوحدة و ثلاث أقسام :-

• قسم الرقابة المالية 
• قسم الرقابة الإدارية 
• قسم الرقابة الفنية 

مكونات الرقابة الداخلية.

تتكون الرقابة الداخلية من المكونات الخمسة المترابطة التالية:

البيئة الرقابية:

تتكون البيئة الرقابية من مجموعة من العوامل داخل الدائرة او الوحدة الحكومية والتي تعكس بيئتها الداخلية مدى وعيها واهتمامها بدور الرقابة الداخلية، إضافة الى كونها اساساً لجميع العناصر الأخرى من مكونات الرقابة الداخلية.

المخاطر:

هي عملية دراسة وتحليل الأنشطة وتحديد ما قد يطرأ عليها من أحداث وتوقع احتمالات المخاطر وتقدير أثرها على تحقيق اهداف الدائرة أو الوحدة وتحديد كيفية مواجهتها وتقليل فرص حدوثها.

الانشطة الرقابية:

هي السياسات والإجراءات التي تساعد على ضمان الالتزام بتعليمات الإدارة اثناء تنفيذ المهام المختلفة في الدائرة او الوحدة الحكومية.

الاتصال والمعلومات:

ويقصد بها تحديد المعلومات والحصول عليها وتوصيلها في الشكل وفي الإطار الزمني الذي يمكن إدارة الدائرة او الوحدة الحكومية من فرض الرقابة على الأنشطة والعمليات والموارد.

المراقبة:

هي عملية تقويم مستمرة للتحقق من الأنشطة الرقابية تعمل وفقما خطط له.

تفاصيل الأقسام :

 قسم الرقابة المالية

المهام والواجبات لقسم الرقابة المالية

• الاشراف على اعداد وتطبيق خطة التدقيق والرقابة المالية لكافة العمليات والاجراءات والانشطة ذات الأثر المالي في الوزارة بحيث تتضمن وسائل تدقيق جديدة ومتطورة ورفعها لمدير الوحدة .
• التأكد من القرارات الادارية ذات الاثر المالي .
• تقييم وفحص القرارات المالية للتأكد من انسجامها مع التشريعات المعمول بها والرقابة على القيد المحاسبي لها من حيث تسجيلها وترحيلها وترصيدها وثبوتها وفق الاصول والمبادئ المحاسبية المتعارف عليها ومعايير التدقيق المحلية والدولية وفق التشريعات المعمول بها والتحقق من خلوها من الاخطاء.
• التحقق من تصويب القيود المحاسبية حسب التعليمات المالية والرقابية والتحقق من توفر الوثائق المعززة مترجمة الى اللغة العربية اذا كان اصل المعززات لغايات اخرى
• التدقيق على الانفاق والايرادات على المشاريع الراسمالية في الوزارة بغض النظر عن مصدر التمويل .
• التأكد من صحة الموقف المالي والخلاصات والتسويات والمعاملات البنكية وان البيانات الواردة بها صحيحة وتحليل النتائج المالية لها .
• تدقيق كشوفات الرواتب والاقتطاعات والعمل الاضافي والتنقلات لكافة فئات الموظفين
• المشاركة في اعداد التقرير السنوي للرقابة الداخلية متضمناً اهم الانجازات والملاحظات .
• المشاركة في تقييم المخاطر التي تواجه الوزارة ورفع مقترحات لكيفية التعامل معها واعداد خطط لمواجهة المخاطر المالية المحتملة .
• المشاركة في اعداد دليل اجراءات التدقيق المالي بالاسترشاد الى الادلة الاجرائية التي تصدرها وزارة المالية بهذا الخصوص .
• تقديم تقرير شهري وكلما دعت الحاجة عن اعمال الرقابة المالية والانجازات والملاحظات بما في ذلك الملاحظات التي لم تصوب للرئيس المباشر .
• العمل على تطبيق معيار التوثيق وادلة الاثبات واستخدام النماذج المعتمدة من قبل وزارة المالية في توثيق الانجازات الرقابية .
• التدقيق على لوزام و موجودات المستودعات من خلال اجراء جرد دوري والتحقق من مطابقة بيانات سجلات الموجودات مع الموجودات الفعلية وان المواد المخزنة تمت بالشكل الصحيح من حيث نظافة المستودع والتهوية والانارة الجيدة وان بطاقات التصنيف والفهرسة موجودة بحيث يسهل الوصول للمادة بالشكل الصحيح .
• التأكد على اجراءات الشراء ومدى الالتزام بمدد التوريد وتقديم الكفالات اللازمة لعمليات الشراء .
• التأكد من حسن استخدام مركبات الوزارة والتحقق من استخدامها للمصلحة العامة والتدقيق على اوامر الحركة للسيارات والتحقق من مطابقة المسافة المقطوعة مع كمية المواد المستهلكة .

 قسم الرقابة الفنية

المهام والوجبات  لقسم الرقابة الفنية

• يُشرف على صحة وسلامة الاجراءات الفنية في كافة المديريات وفق الخطط الفنية في كافة الخطط التنفيذية والاهداف المرسومة وطبقاً للقوانين والانظمة واللوائح والتعليمات التي تحكم اجراءات العمل بهدف التأكد من انسجامها ومطابقتها مع التشريعات المعمول بها .
• يُشخص المشاكل الفنية ويقدم التوصيات بالاجرءات التصحيحية والحلول المقترحة ويبدي الرأي في اي موضوع ذو صبغة فنية .
• يعمل على تطبيق معيار التوثيق وأدلة الاثبات واستخدام النماذج المعتمدة من قبل وزارة المالية ( لوائح التدقيق ) في توثيق الانجازات الرقابية .
• يقوم بعمل زيارات ميدانية بهدف التدقيق على مديريات واقسام الدائرة ورفع التقارير بذلك متضمة اجراءات ونتائج وملاحظات التدقيق والتوصيات المُقترحة لتصويب الملاحظات والمخالفات المرتكبة .
• يقوم باي مهام اخرى يكلف بها وتقع ضمن نطاق عمل الوحدة وضمن مهامه ومسؤلياته .

 قسم الرقابة الادارية

المهام والوجبات  لقسم الرقابة الادارية

• الاشراف على تدقيق صحة القرارات المُتخذة واجراءات العمل المعمول بها بهدف التاكد من انسجامها ومطابقتها مع التشريعات المعمول بها .
• يُشخص المشاكل الادارية ويُقدم التوصيات بالاجراءات التصحيحة والحلول المقترحة ويُبدي الرأي في اي موضوع ذو صبغة ادارية .
• يعمل على تنفيذ البرامج والخطط المُعدة لقسم الرقابة الادارية ضمن خطط المديرية .
• يُدقق على القرارات الادارية والاجراءات ذات الصلة بادارة الموارد البشرية في جميع مراحلها السابقة واللاحقة ومدى مطابقتها لاحكام الانظمة والتعليمات المعمول بها في الدائرة .
• يُراقب كشوفات دوام الموظفين ويُدقق المغادرات والاجازات العادية والمرضية والاجازات الرسمية ويتحقق من صحتها وتسجيلها في السجلات الرسمية .
• يشارك في اعداد التقرير السنوي للرقابة متضمناً اهم الانجازات والملاحظات .
• تقديم تقرير شهري وكلما دعت الحاجة عن اعمال الرقابة الادارية والانجازات والملاحظات بما في ذلك الملاحظات التي لم تصوب الى الرئيس المباشر .
• يقوم بعمل زيارات ميدانية بهدف التدقيق على مديريات واقسام الدائرة ورفع التقارير بذلك متضمنة اجراءات ونتائج وملاحظات التحقيق والتوصيات المقترحة لتصويب الملاحظات والمخالفات المرتكبة .